A pandemia acelerou um processo que já era visto como tendência para os próximos anos: o home office. Além de aumentar a qualidade de vida dos trabalhadores, esse sistema pôde garantir uma boa redução de custos às empresas. No entanto, é necessário cuidar para que compliance e trabalho remoto andem juntos nessa configuração.
Mesmo com as operações a distância, a empresa deve diminuir as chances da adoção de práticas que vão contra as normas determinadas por lei. Quer entender como garantir essa conformidade? Acompanhe a leitura deste post!
Por que aliar compliance e trabalho remoto?
Embora o trabalho remoto seja um pouco mais flexível, ele deve garantir os mesmos padrões de segurança adotados internamente. Afinal, a responsabilidade da empresa por danos consequentes de vazamento de informações, ocorrência de atos ilícitos ou qualquer outro problema ainda é a mesma.
Porém, nessa situação, manter a conformidade nas tarefas pode ser um desafio maior. Além da falta de controle mais preciso, muitas vezes o funcionário pode deixar passar uma informação de maneira despretensiosa, sem se dar conta da gravidade desse ato.
Podemos até afirmar que, no sistema home office, o compliance deve ser ainda mais priorizado. Pequenos deslizes, como o uso de um Wi-Fi público ou um comentário com um familiar ou amigo durante uma reunião, em alguns casos, são o estopim para problemas maiores.
Como aplicar o compliance no home office?
Para ajudar nisso, separamos algumas dicas que podem ser praticadas, independentemente do tamanho da sua empresa e de como esse trabalho a distância está sendo monitorado.
Determinação de regras
A preocupação com o vazamento de dados e o cuidado com a execução de tarefas da maneira correta continuam iguais, com a realização do trabalho dentro das dependências da empresa ou fora dela.
Em muitos casos, as tarefas são executadas dos computadores pessoais, o que aumenta a exposição a vírus e invasões. É importante a organização manter um padrão de segurança corporativo de seus dados além de entender de que forma os computadores dos colaboradores estão send protegidos.
Porém, a maior vulnerabilidade vem dos próprios usuários, que podem não ter o devido cuidado com as informações corporativas.Por isso, é importante determinar regras de segurança para diminuir os riscos, conscientizando os trabalhadores. Orientações como não abrir links de e-mails desconhecidos e não acessar sites sem HTTPS são direcionamentos comuns, porém essas diretrizes devem ser definidas pelo time de TI e pela equipe jurídica.
Canal de denúncias
O trabalho a distância não exclui a necessidade de um canal de denúncias, com a mesma seriedade com que seria conduzido dentro da empresa. As irregularidades ainda devem ser reportadas e investigadas da maneira correta, dentro dos princípios adotados como norma.
Para driblar a distância, é importante focar na divulgação e na acessibilidade desse canal digital, enviando o endereço por e-mail, chat ou até mesmo mantendo o acesso fixo no site, dentro da área acessada apenas por colaboradores.
Cuidado com a comunicação
Prepare um pequeno treinamento rápido (pode ser em documento de texto, vídeo ou conferência) orientando sobre todos os cuidados a serem tomados durante esse regime de trabalho.
Conte também com um canal livre para a solução de dúvidas relacionadas ao compliance, com atendimento rápido. Caso o funcionário não saiba como lidar com um cliente ou tenha dúvidas sobre a integridade de um documento, ele deve ter a possibilidade de recorrer a um suporte para resolver o problema em tempo hábil.
Com essas dicas, é possível aliar compliance e trabalho remoto de maneira eficiente, sem colocar em risco a reputação da empresa ou os dados do cliente durante o período de isolamento. Com os devidos cuidados, o home office pode até se tornar uma solução viável para a organização, mesmo após a normalização das atividades.
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