O compliance é um tema que está em alta não só pelo contexto em que vivemos, mas pelo patamar que desejamos alcançar. Estar em compliance nada mais é do que seguir as regras e, ainda, conseguir provar isso. Muitas empresas têm suas normas e procedimentos, muitos em longos manuais ou em arquivos desconhecidos por vários colaboradores. O desafio é transmitir a importância desse material e o porquê de ele existir, por meio de uma comunicação efetiva.
De acordo com uma das primeiras definições do dicionário, comunicação é “informação, participação, (…) transmissão”, não é sobre o que você diz, mas sobre o que o outro entende. Ou seja, comunicar-se é muito mais do que apenas falar. Para uma comunicação efetiva, é de extrema importância encontrar um canal em comum, ou seja, estar disposto a entrar em comunhão com o outro. Tudo isso é bem fácil na teoria, não é mesmo? Na prática, as coisas podem parecer pouco mais complicadas.
A seguir, falaremos mais sobre a importância da comunicação efetiva e mostraremos como a empresa pode melhorar a sua comunicação interna. Achou o assunto interessante? Então acompanhe a leitura!
Antes de falarmos sobre comunicação efetiva, precisamos entender o que é, de fato, comunicação. Na introdução, já falamos brevemente sobre a definição desse termo. Segundo os linguistas, a comunicação ocorre quando o emissor envia uma mensagem, por meio de um canal, para o receptor. Por sua vez, o receptor deve enviar um feedback, ou seja, uma resposta. Se, por algum motivo, houver uma falha em algum dos elementos desse processo, então não houve comunicação.
Também vale ressaltar que existem vários tipos de comunicação, e cada um deles deve ser usado em situações diferentes. A comunicação de rotina, por exemplo, acontece quando encontramos alguém e começamos um pequeno diálogo. Existe uma troca de informações, no entanto, o assunto tratado durante a conversa não costuma ser profundo ou sério.
Já na comunicação efetiva, as opiniões e os argumentos são elaborados de maneira mais sólida e coerente. Além disso, o tom da conversa carrega certa seriedade. As informações atingem um nível de maturidade maior, e o diálogo deve acontecer de maneira clara, para que não haja desvio de informações. A comunicação efetiva é o tipo de diálogo que acontece principalmente dentro de corporações, quando os gestores conversam com seus colaboradores e vice-versa.
O grande diferencial da comunicação efetiva é que não há espaço para mal-entendidos, uma vez que a comunicação ocorre de forma transparente e compreensível. Dessa forma, o número de conflitos e desentendimentos diminui consideravelmente. No final das contas, haverá mais harmonia e coesão entre a equipe.
Outra vantagem do uso da comunicação efetiva nas corporações é que você ficará sabendo de tudo o que está acontecendo na empresa e conseguirá identificar as melhores soluções. Os colaboradores também terão uma maior compreensão das ordens e orientações, o que também diminui as chances de falhas.
É de extrema relevância que os colaboradores enxerguem a real importância de adquirir aquele conhecimento e, ainda, consigam trazê-lo para o dia a dia como forma de internalizá-lo e, quem sabe, também disseminá-lo. A presença de colaboradores com altos cargos se faz uma estratégia eficaz.
Tente usar o máximo de ilustrações, figuras e esquemas possíveis, pois isso faz com que a leitura dos documentos seja mais leve. Se possível, também transmita o conteúdo dos treinamentos em formato de vídeo.
Não basta fazer o treinamento na admissão do colaborador e achar que isso é suficiente. A constância dos treinamentos é importante quando se trata de fixar o conhecimento. Algo que pode ser interessante são testes ao final dos módulos, ou apenas um teste contemplando o treinamento inteiro. De novo, sempre preste atenção na linguagem que mais aproxima os “treinados” do treinador.
Como dissemos, para haver comunicação, o emissor precisa ouvir a resposta ou feedback do receptor. Comunicar-se significa conectar-se com o outro, portanto, é necessário aprender a ouvi-lo para que a comunicação efetiva ocorra.
Por exemplo, existem muitos casos de empresas que não ouviram os avisos de seus colaboradores e, por isso, acabaram presenciando fraudes e casos de assédio. Quando alguém relatar alguma irregularidade, investigue.
Você provavelmente deve estar se perguntando qual é a conexão entre comunicação efetiva e compliance. Bem, você já deve ter reparado que a maioria das pessoas não dá a devida atenção a palestras ou treinamentos quando o assunto é ética no trabalho.
Esse desinteresse ocorre porque as pessoas já se consideram éticas, corretas e honestas. Mas então como gerar o interesse delas? Trazendo-as para a discussão, dando exemplos que se apliquem a seu dia a dia na organização, utilizando um método de comunicação eficaz e ouvindo o seu feedback.
A melhor maneira de trazer a atenção das pessoas para a importância do compliance é usando a comunicação efetiva. Mais do que falar, é preciso fazer com que os outros compreendam a informação que você deseja passar. Ao falar sobre compliance com seus colaboradores, busque exemplos para demonstrar a importância da honestidade, evite usar termos técnicos muito complexos e mostre vídeos para ilustrar suas ideias. Enfim, use a sua criatividade para captar a atenção dos seus colaboradores.
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