O canal de denúncias anônimas é uma importante ferramenta para identificar atitudes que podem revelar corrupção e fraudes dentro da empresa. Sem contar que ele colabora para melhorar o clima organizacional, como um todo, devido a maior transparência, por exemplo. Mas você pode estar se perguntando: como divulgar esse de canal?
Com certeza, essa é uma preocupação válida, já que todas as ações devem estar alinhadas com o programa de compliance da empresa, bem como a legislação brasileira. Pensando justamente nisso, veremos neste artigo como é possível divulgar o canal de denúncia da sua empresa de acordo com as melhores práticas. Acompanhe e confira!
Antes de mais nada, é necessário estar bastante atento à Lei de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) para assegurar que as ações do canal de denúncia sigam as normas e diretrizes dessa legislação.
Para que todos os públicos de relacionamento da empresa estejam alinhados com os objetivos do canal, também é importante fazer uma ampla divulgação — informando, inclusive, que as atividades empresariais estão sendo monitorados. Além disso, como dissemos, o canal deverá seguir as diretrizes internas do programa de compliance da companhia.
Para criar um canal de denúncias anônimas que seja, de fato, eficiente, existem alguns passos importantes a serem seguidos. Vejamos quais eles!
Em primeiro lugar, o seu canal de denúncia só poderá ser efetivo se contar com a participação e o engajamento direto dos colaboradores. Portanto, mostre para eles os benefícios que essa ferramenta pode trazer para o dia a dia profissional, como mais transparência e ética para toda a organização.
Crie uma estratégia no seu plano de comunicação que seja focada tanto nos fornecedores quanto nos clientes. Você pode até apostar em um contato mais próximo, fazendo reuniões individuais com os principais parceiros, por exemplo, a fim de orientá-los sobre o canal.
Já quanto ao seu público, uma ótima forma de informá-lo sobre o assunto, se ele for muito grande, são as malas diretas, assim como o disparo de e-mails com mais informação. Nesses casos, também vale disponibilizar uma central de ajuda para facilitar o entendimento e sanar eventuais dúvidas mais comuns, caso seja viável para sua organização.
Outro ponto importante para garantir uma boa estrutura ao seu canal de denúncias é terceirizá-lo. Afinal, existem hoje empresas especializadas que conseguem analisar a fundo a atual conjuntura do seu negócio: o que deve ser mudado, como montar uma equipe responsável por receber as denúncias, de que forma realizar o processo de investigação etc.
Após a criação, é fundamental saber divulgar o seu canal de denúncias, para que mais colaboradores tenham consciência de que precisam contribuir e comunicar possíveis casos de irregularidade. Confira, então, o que fazer nessa hora!
Será preciso ter um bom planejamento de comunicação interna com o objetivo de levar essa divulgação a todos os públicos de relacionamento da empresa, incluindo funcionários, clientes e fornecedores. Para tanto:
Também é interessante criar treinamentos específicos, para que todos estejam atualizados e alinhados aos objetivos propostos pelo compliance empresarial e à finalidade do próprio canal de denúncias anônimas.
Por ser uma novidade, muitos de seus colaboradores podem não se lembrar de que o canal existe e continuar não comunicando possíveis irregularidades. Por isso, é muito importante relembrar regularmente as equipes de que essa opção está disponível, especialmente nos primeiros meses.
O disparo de e-mails periódicos é uma boa oportunidade para isso. Podem ser elaborados e-mails específicos sobre esse tema, ou então fazê-los parte da newsletter da organização.
Outra opção eficaz para divulgar o seu canal de denúncia é implementar um banner no site da sua empresa. Assim, com um único clique o colaborador já é direcionado ao local no qual fará a denúncia e enviará as informações, sem maiores problemas. Lembre-se: o canal de denúncia deve ser de fácil acesso, ou seja, quanto mais destaque ele tiver em seu site, melhor será sua divulgação.
Além disso, ao colocar esse banner no site da empresa você gera ainda dois outros benefícios:
Se o seu negócio tem um mural interno, é importante que o canal de denúncias esteja presente lá. Muitos gestores acreditam que esse tipo de comunicação é obsoleto e surte poucos resultados, mas a verdade é que a mera menção do canal nesse espaço auxilia bastante a internalização do lembrete na mente de seus funcionários, que saberão imediatamente o que fazer em caso de problemas.
Além de tudo o que já falamos, é sempre uma boa oportunidade reforçar a importância do canal de denúncias em suas reuniões.
Gestores e diretores devem lembrar que essa é uma iniciativa da empresa para minimizar ações inadequadas no ambiente interno, o que beneficia a todos. Além disso, passa-se a impressão de que esse é um valor importante para a organização — e, por isso, os colaboradores devem aproveitar para fazer parte desse momento, contribuindo para uma empresa mais ética.
É importante ainda ter uma reunião específica de lançamento do canal de denúncias, contando com todos os colaboradores. Esse espaço servirá para explicar questões como:
Aproveite para reforçar a segurança dos colaboradores que realizarem as denúncias, garantindo que eles não sofrerão represálias ao denunciar atos que contrariem as normas da empresa ou o seu código de ética e conduta.
Sem dúvida, os líderes são primordiais para conquistar o engajamento dos colaboradores e a participação deles junto ao canal de denúncia. Portanto, eles devem ajudar nessa divulgação, reunindo as equipes e repassando para elas os principais pontos relacionados ao compliance da empresa, além do funcionamento do canal.
Vale ressaltar que essa comunicação mais próxima é essencial para entendimento de todas as ações propostas. E a combinação de todas essas iniciativas colabora ainda para a melhora do clima organizacional, à medida que traz mais transparência às ações que envolvem a companhia.
Vimos que divulgar um canal de denúncias anônimas não é uma tarefa tão difícil, certo? Colocando em prática as dicas deste post, temos certeza de que será mais fácil acertar nessa comunicação e montar um planejamento de ação coerente com os objetivos da sua empresa.
Gostou da leitura? Então, que tal aproveitar para se aprofundar no assunto e conferir um pouco mais sobre como essa ferramenta de denúncias funciona?
Olá! Sou Pedro,
Comercial do Denouncefy.
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