Desde que começaram as operações mais incisivas de combate à corrupção realizadas pelo Ministério Público e pela Polícia Federal, passou a ser cada vez mais importante a manutenção da ética e de princípios de transparência e de lisura nas organizações. Hoje, é imperdoável, inclusive para a imagem da empresa, que ela seja pega em atos de fraude e de irregularidades.
Além de prejudicar os colaboradores e a sociedade, o resultado é composto da perda de mercado, de boicotes e de severos prejuízos que podem levar à falência do negócio. Por isso, é fundamental contar com ferramentas que auxiliem no controle desse tipo de situação e que possam contribuir positivamente para o seu empreendimento, colaborando para os programas de compliance. Nesse contexto, um canal de denúncias para empresas é uma das mais importantes.
Vamos mostrar, neste post, o que é essa ferramenta, a sua relevância no ambiente empresarial e as suas vantagens e também oferecer dicas para implementá-la com segurança e precisão. Boa leitura e aproveite o conteúdo!
Um canal de denúncias para empresas é uma ferramenta aliada ao cumprimento do programa de compliance definido pela organização. Trata-se de um meio pelo qual os seus clientes, os colaboradores, os parceiros e os funcionários podem realizar a comunicação de práticas que sejam consideradas ilegais, como o desvio de verba, o assédio moral e ações antiéticas.
Essa é uma forma de permitir que eles falem, com segurança, sobre irregularidades que sejam cometidas, a fim de oferecer provas ou indicar caminhos que poderão ser percorridos pelos gestores para encontrar quem está exercendo o ato ilícito.
As denúncias feitas são encaminhadas para a área competente para que se possa investigar e, caso seja comprovado o problema, são aplicadas as sanções previstas internamente para resolver a questão. Por meio de um canal de denúncias, é possível comunicar as seguintes situações:
Muitas vezes, um colaborador interno convive, cotidianamente, com a fraude praticada, mas não faz a denúncia, mesmo diante do incômodo com o ato. Por que isso acontece? Com frequência, deve-se ao medo de comunicar isso diretamente aos gestores responsáveis pela auditoria e pelo compliance da empresa.
Afinal, se ele for identificado, pode começar a sofrer perseguições e, até mesmo, pode ser demitido, caso a pessoa denunciada tenha esse poder. O profissional poderá, com o canal de denúncias, reportar de forma anônima o ocorrido, de maneira a não se expor. Com isso, ele se sentirá muito mais à vontade para relatar a questão. Portanto, esse recurso ajuda a manter a integridade da empresa, pois evita que incidentes aconteçam.
Além disso, muitas fraudes podem demorar a ser identificadas pelas auditorias periódicas, de forma que as consequências se tornarão severas. Por meio da denúncia, é possível encontrar os problemas na fonte, nomeando os envolvidos e conseguindo sanar a questão antes de gerar prejuízos mais graves para o negócio.
Ter um canal como esse e estar de acordo com as normas de compliance pode se tornar um posicionamento estratégico da corporação. Afinal, a falta de ética dentro do ambiente de trabalho pode causar danos financeiros e morais que afetarão a produção de forma geral. Isso significa que investir nessa questão é uma forma de dar continuidade à sua operação no mercado.
A presença de um canal de denúncias na empresa pode trazer uma série de vantagens, tais como:
A maioria das empresas só se preocupa em criar um canal de denúncias após o surgimento de casos de corrupção interna ou quando quer conseguir alguma normatização que exija um programa de compliance completo.
Ao contrário do que muitos imaginam, porém, nem todos os canais são iguais. Existem diferentes tipologias que denotam a sua utilidade, portanto, antes de criar um, pesquise as necessidades da sua companhia e veja qual é o tipo mais adequado às condições da sua organização.
Confira, a seguir, as tipologias de canais de denúncias. Vale ter em mente, nesse sentido, que quanto mais abrangente o canal for, maiores serão as chances de os mais diferentes desvios serem detectados.
Também conhecido como tipologia comportamental, esse é o canal voltado para determinadas denúncias, como assédio moral, assédio sexual, conflitos de interesse, abuso de poder, desentendimentos, entre outras. Ter um canal de denúncias direcionado a esse tipo de abordagem promove a melhora do clima organizacional, uma vez que os colaboradores pensarão duas vezes antes de ofenderem os seus colegas.
Já o canal voltado para as denúncias sobre o setor financeiro da corporação envolve furtos, fraudes, desvios de recursos, entre outros. Esse tipo de abordagem é muito importante, principalmente em pequenas empresas, pois qualquer ação como essa pode causar grandes prejuízos para a saúde financeira do empreendimento.
A grande vantagem de se ter um canal de denúncias de tipologia financeira é que a maioria das fraudes é barrada antes que, de fato, aconteça. Isso se dá porque a pessoa acaba por ser denunciada logo nos primeiros desvios.
Por fim, temos a tipologia jurídica, voltada para denúncias que dizem respeito a transgressões de leis trabalhistas, infrações de normas, descumprimento de regras etc. — enfim, tudo que está relacionado à governança da empresa.
Esse tipo de denúncia é muito importante porque os colaboradores geralmente não têm coragem de apontar os erros de seus superiores. Graças ao canal de tipologia jurídica, os processos contra a sua corporação poderão diminuir consideravelmente.
Para implementar um canal de denúncias em seu negócio, o primeiro passo é saber dimensioná-lo para a realidade da sua empresa. A constituição de um canal pode variar de acordo com o porte, com a estrutura e com a necessidade de cada organização.
Outro ponto muito importante ao qual a companhia deve atentar é a preparação dos profissionais. Afinal, de nada adianta criar um canal de denúncias se os trabalhadores não estão alinhados às práticas de compliance e, por isso, não pretendem denunciar os seus colegas.
Para tanto, promova palestras na sua companhia e invista em treinamentos que instiguem o lado ético e moral dos seus colaboradores. O seu canal de denúncias só dará certo se os seus funcionários se transformarem em agentes de compliance.
A lei vigente exige um programa de compliance efetivo para a possibilidade de redução da pena em caso de condenação. O canal de denúncias representa uma ferramenta de extrema importância quando se trata disso, não só para a manutenção da transparência e como um incentivo aos relatos de boa-fé, mas também para a mitigação de riscos.
A única exceção diz respeito às empresas registradas na Bolsa de Valores. Segundo a norma, nesse caso, é obrigatória a presença de um canal de denúncias. Então, se você estiver pensando em abrir o capital do seu negócio, deve preparar essa mudança antes.
Implementar um canal de denúncias para empresas é fundamental para atender aos planos de compliance existentes, como visto, sendo uma exigência cada vez maior do mercado, a fim de preservar uma atuação com transparência e lisura cotidianamente. A Controladoria Geral da União (CGU) oferece algumas orientações em sua cartilha para uma implementação mais segura e efetiva. Segundo as suas determinações:
Uma opção para que a implementação seja feita de forma adequada é contar com uma empresa especializada nesse tipo de serviço, terceirizando o canal de denúncias. Assim, ela ficará responsável por mantê-lo funcionando continuamente, enquanto os colaboradores podem se dedicar ao seu dia a dia.
O canal de denúncias para empresas, de fato, é um aliado importante para garantir a integridade, a ética e a transparência dos processos internos. Por isso, é fundamental escolher a companhia ideal para investir nesse serviço.
Para que essa ferramenta seja eficaz, alguns pontos precisam ser levados em consideração. Em primeiro lugar, é preciso haver acesso integral e simplificado ao canal, seja por telefone, seja por outros recursos digitais, o que é, inclusive, uma boa estratégia para tornar o sistema mais confiável.
É necessário também que o Comitê de Ética participe de forma ativa desse canal de denúncias, a fim de que, após uma análise cautelosa da equipe de compliance, a punição seja tomada de maneira coerente e justa. Portanto, outro fator que precisa ser respeitado para que o canal de denúncias seja uma ferramenta precisa é a garantia de anonimato, visto que a credibilidade desse processo depende da seriedade da sua execução.
Essa é uma dúvida recorrente entre muitos empresários e colaboradores de determinadas instituições. Isso porque essa ferramenta é um elemento fundamental na obtenção de informações necessárias para que a empresa em questão atinja as suas metas e, ao mesmo tempo, saiba tudo que acontece nos processos de produção, venda e distribuição do serviço.
Assim, para criar esse canal, é preciso seguir alguns passos a fim de que tudo ocorra da melhor maneira possível. Inicialmente, é importante que o gestor faça um diagnóstico da companhia com o intuito de saber desde a quantidade de funcionários que compõem o quadro de pessoal até as habilidades e as formas de atuação de cada um.
Somado a isso, o empresário responsável pela empresa tem a função de gerenciar os tipos de denúncias que serão recebidas, para onde serão encaminhadas e quais serão os profissionais responsáveis pela resolução dessas problemáticas — por exemplo, os funcionários da ouvidoria.
Por fim, observar a legislação vigente na sua empresa é uma opção relevante, afinal, muitas instituições contam com diversas regras e obrigações que precisam ser respeitadas e, por isso, há essa total ligação com o canal de denúncias.
É fato que ter mecanismos para denunciar atos imorais e antiéticos é de suma importância para o desenvolvimento de uma empresa e isso envolve a melhoria nas suas redes de talentos, a sua visibilidade no mercado e o nível de satisfação dos clientes.
Diante disso, ter, em sua instituição, um canal de denúncias é algo necessário e estratégico, pois, por meio dele, os colaboradores conseguirão ser avaliados e práticas inadequadas serão constatadas imediatamente. Assim, os responsáveis da ouvidoria se juntarão à equipe e tomarão as devidas providências a fim de que bons clientes não sejam perdidos e de que a corporação não tenha a imagem prejudicada no mercado.
Então, por meio dessa ferramenta, os casos de fraude, de assédio, de desvios de verbas ou qualquer outro problema que venha a manchar a integridade da empresa serão minimizados.
Portanto, agora que você já sabe um pouco mais sobre o que é o canal de denúncias, qual é a sua importância e quais são os seus benefícios, na hora de contratar uma empresa para auxiliá-lo nesse tipo de serviço, conte com a Denouncefy. Essa plataforma é referência no mercado e está pronta para atender às suas necessidades.
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