Uma das ferramentas do programa de compliance é o canal de denúncia. Através dele, a empresa receberá importantes relatos de clientes, fornecedores, colaboradores ou outros a respeito de práticas que firam seu código de ética ou conduta, ou ainda, práticas ilegais.
Essa ferramenta pode ser conduzida pela própria organização, que assume a responsabilidade pela coleta e tratamento das denúncias realizadas.. Mas é importante lembrar que o sigilo nos dados são essenciais para o bom funcionamento desse canal.
Com a tecnologia atual, é recomendado o uso de uma ferramenta online, que otimiza e aumenta a segurança do processo. Entenda como isso funciona neste post.
A ferramenta de denúncias serve para prevenir ou interromper possíveis ações fraudulentas, com a ajuda dos próprios funcionários, que conseguem acompanhar melhor diversos fatos que, muitas vezes, não são vistos pelos gestores.
A Lei Anticorrupção n° 12.846 incentiva esse tipo de prática, já que ajuda a manter a organização em conformidade e evita fraudes, assédio moral e sexual, entre outros problemas.
Para que sejam realmente efetivos, esses canais de denúncia devem estar vinculados a um Código de Ética e Conduta que indique os princípios praticados pela empresa. Também é preciso publicá-los exaustivamente, para que todos os funcionários saibam de sua existência e como acessá-los.
Além disso, devem contar com um fluxo sério de tratamento, que inclui uma metodologia de investigação ética e que preserve a identidade do autor da denúncia.
A existência de um comitê de ética responsável pelo julgamento e punição dos envolvidos, quando for confirmado o descumprimento das regras, também é fator primordial para o funcionamento desse canal.
Para que você possa instituir um canal de denúncias na sua empresa, é importante passar por algumas etapas.
Boa parte das organizações contam com um telefone 0800 para receber as denúncias, mas essa pode não ser a melhor opção para todas as empresas. Dependendo do perfil de atuação e, até mesmo, dos funcionários, um canal online é mais efetivo e oferece o anonimato necessário para esse tipo de situação.
Também vale a pena avaliar se, para a sua empresa, não é mais válido terceirizar esse tipo de serviço, em vez de contar com equipes internas para isso.
Após a compreensão das necessidades da empresa, é hora de estruturar o canal de denúncias. Construa uma página na internet ou um perfil no WhatsApp que receberá os casos.
Determine, também, o processo de tratamento e investigação interna. Essa etapa merece uma atenção especial, já que é o cerne de um programa de compliance. Se as denúncias não receberem o tratamento adequado, os funcionários podem se sentir desestimulados ou com medo de relatarem os problemas.
Para que haja a implantação de uma ferramenta adequada, é preciso avaliar a quantidade de colaboradores, a maturidade das equipes internas para conduzir o tratamento dessas denúncias e a adequação do canal utilizado à estrutura da empresa, considerando, por exemplo, se há funcionários que trabalham de maneira remota ou estão alocados em outros lugares que não sejam escritórios.
Esses aspectos são importantes para que seja instituído um canal que zele pelo anonimato dos denunciantes, que tenha acessibilidade e que, realmente, dê o destino correto aos relatos por ali realizados.
Desenvolver uma ferramenta de denúncia para empresas é essencial, mas nem sempre é possível. Por isso, vale a pena terceirizar esse trabalho. A adesão à plataforma de denúncias Denouncefy pode resolver o problema, garantindo o sigilo das informações, de forma customizável e que produza dashboards para acompanhamento.
Quer saber como essa ferramenta funciona? Entre em contato conosco!
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