Receber uma denúncia por meio do canal de ética é um momento crucial para qualquer empresa. A forma como essa situação é tratada pode impactar diretamente a cultura organizacional, a credibilidade da empresa e até mesmo sua conformidade com a legislação. Mas, afinal, quais são os próximos passos?
Neste guia, explicamos o que fazer ao receber uma denúncia e como garantir um processo justo, eficiente e transparente.
1. Acolhimento e Registro da Denúncia
Assim que a denúncia chega ao canal oficial da empresa, o primeiro passo é garantir que ela seja devidamente registrada. Isso inclui:
- Classificar a denúncia (assédio, fraude, discriminação, entre outros);
- Identificar se há informações suficientes para prosseguir com a investigação;
- Assegurar que o denunciante tenha um protocolo de acompanhamento;
- Garantir a confidencialidade do relato para proteger as partes envolvidas.
Contar com uma solução especializada como o Denouncefy pode facilitar esse processo, assegurando o sigilo das informações, a triagem eficiente das denúncias e o encaminhamento adequado para investigação, garantindo transparência e conformidade com as melhores práticas de governança.
2. Análise Inicial e Priorização
Nem todas as denúncias têm o mesmo nível de urgência ou gravidade. O comitê responsável deve avaliar:
- Se há risco imediato para funcionários, clientes ou terceiros;
- O impacto potencial da denúncia na reputação da empresa;
- Se há indícios de ilegalidade ou descumprimento de normas internas;
- Se é necessária a participação de um consultor externo ou jurídico.
Essa triagem ajuda a definir o nível de prioridade e os próximos passos.
3. Formação de uma Equipe de Investigação
Após a análise inicial, a empresa deve formar uma equipe imparcial para conduzir a investigação. Essa equipe pode incluir membros do comitê de ética, profissionais de compliance, jurídico e, quando necessário, consultores externos especializados.
Para garantir a credibilidade do processo:
- Evite conflitos de interesse;
- Defina uma metodologia clara para a apuração dos fatos;
- Documente cada etapa da investigação.
4. Condução da Investigação Interna
A investigação interna deve ser conduzida de maneira criteriosa e respeitosa. Algumas práticas recomendadas incluem:
- Coleta de evidências: Revisão de documentos, e-mails, imagens, registros de acessos e outras provas relevantes;
- Entrevistas com as partes envolvidas: O ideal é que as entrevistas sejam feitas por profissionais treinados, garantindo neutralidade;
- Análise jurídica e de compliance: Certifique-se de que as normas internas e legislações aplicáveis estão sendo seguidas.
5. Conclusão e Medidas Corretivas
Após a investigação, a equipe deve elaborar um relatório detalhado com as conclusões e recomendações. As possíveis ações incluem:
- Aplicação de medidas disciplinares, conforme a gravidade do caso;
- Reforço ou revisão de políticas internas;
- Implementação de treinamentos preventivos;
- Comunicação transparente (quando aplicável) para reforçar o compromisso ético da empresa.
6. Feedback ao Denunciante
É essencial manter o denunciante informado sobre o andamento da apuração, respeitando os limites de confidencialidade. Um retorno adequado ajuda a fortalecer a confiança no canal de denúncias e a incentivar novos relatos, quando necessários.
7. Monitoramento e Aprendizado Contínuo
Após cada caso, a empresa deve avaliar o processo de investigação para identificar pontos de melhoria, como:
- O tempo médio de resposta;
- A efetividade das medidas corretivas adotadas;
- A necessidade de ajustes nas políticas internas;
- O impacto da denúncia na cultura organizacional.
Conclusão
Receber uma denúncia pode ser um desafio, mas também é uma oportunidade para fortalecer a ética e a governança corporativa. Uma resposta estruturada e transparente demonstra o compromisso da empresa com um ambiente de trabalho seguro, respeitoso e íntegro.
Se sua empresa ainda não possui um processo bem definido para gestão de denúncias, contar com uma solução especializada, como um canal seguro e um comitê bem estruturado, pode fazer toda a diferença. Quer saber como aprimorar a gestão de denúncias na sua organização? Entre em contato conosco!
