A política de compliance tem ganhado muita notoriedade nas organizações, especialmente nas que apresentam relações com a administração pública. Assim, é preciso ressaltar que compliance significa “estar em conformidade com”, satisfazer, obedecer ao que foi solicitado, comprometer-se com a integridade.
Desse modo, o compliance tem como objetivo monitorar e assegurar que todos os colaboradores em uma empresa estejam de acordo com as práticas de conduta exigidas. Essas práticas precisam ser orientadas pelo Código de Conduta e pela política interna da organização, sendo as ações direcionadas para o combate à corrupção.
Continue a leitura e conheça 6 dicas para construir e manter uma boa política de compliance!
Um dos intuitos do compliance é analisar minuciosamente os riscos operacionais, de forma a evitar maiores contratempos no futuro. Dessa forma, é importante mapear os riscos relacionados à empresa e ao setor. Cada um deles precisa ser analisado cuidadosamente para analisar a possibilidade de redução ou eliminação. Perceba que a primeira estratégia precisa ser aderida apenas quando a segunda não for possível.
Caso sua empresa trabalhe com extração, por exemplo, de ferro, ela corre alguns riscos por causa do tipo de atividade. Nessa situação, você pode buscar ações para reduzi-los ao máximo. Isso é válido também para as organizações do ramo farmacêutico, bancário, entre outras. Realizando um eficiente plano de controle das ameaças, a instituição consegue trabalhar dentro da lei e das normas.
Na avaliação de riscos, é importante entender quais são os desafios enfrentados pela organização e os esforços que devem ser feitos para mitigá-los. Após essa definição, a política precisa ser estabelecida com o objetivo de diminuir os perigos e permitir investimentos em comunicação e capacitação, para que os funcionários e terceiros saibam as ações implementadas.
Além do mais, é possível monitorar e gerenciar os itens que têm problemas mais sérios, identificando-os por meio de auditorias e denúncias. É fundamental sempre buscar ações que visam ao pleno desenvolvimento empresarial.
Os profissionais podem ser mais produtivos e agir conforme o compliance com a utilização de um eficiente sistema de controle. Isso porque ele permite a coleta de informações, a verificação dos aplicativos e sites usados pelo time e a análise de como o tempo é gasto nas tarefas. Assim, você consegue ter acesso a um relatório com os insights que podem ser usados para tomar boas decisões.
É perceptível que a análise dos sites permite saber se os profissionais trabalham de acordo com a política implementada na companhia. Logo, há uma elevação da produtividade, maior precisão nas tarefas e decisões mais coerentes.
O código de conduta precisa apresentar uma linguagem simples, objetiva e acessível para todos os funcionários. O indicado é elaborá-lo da forma mais detalhada possível, ressaltando os valores empresariais, as recomendações de comportamento para os funcionários e as penalidades às quais estão sujeitos caso façam algo contra os valores institucionais.
O código deve estar em conformidade com as leis vigentes, mas também pode ser mais rígido. Importante que ele seja amplamente divulgado entre os colaboradores e que seja com uma linguagem e acessos adequados, para que todas as dúvidas e problemas sejam solucionados.
Os funcionários são essenciais para a implantação e a efetivação da prática de compliance dentro da organização. O treinamento é o que ajudará a transformar a cultura instituída na empresa e, assim, evitará possíveis problemas.
As campanhas precisam ser corretamente divulgadas, e os gestores devem estimular os trabalhadores a se empenharem, com o propósito de que todos apliquem boas práticas no cotidiano. Ao mesmo tempo, essa capacitação permite aprimorar e adaptar o programa, visto que os trabalhadores deixam claro as situações que precisam ser transformadas.
Saiba que o compliance exige o engajamento de todos os envolvidos. Por esse motivo, é preciso que ocorra uma mudança na mentalidade. Esse processo de evolução precisa ser adotado por todos da instituição, desde o menor até o mais alto nível hierárquico.
Certifique-se de que todos os funcionários estão cientes das normas estabelecidas. Afinal, não é nada satisfatório criar uma política de compliance em que os colaboradores não conhecem seus objetivos. Dessa forma, deixe claro para todos os envolvidos a sua necessidade dentro da instituição.
Para que você garanta que todos tenham acesso às normas, pode solicitar a assinatura de todos que receberem as informações relacionadas ao compliance da empresa. Assim, você tem certeza de que eles conhecem as normas e as regras estabelecidas.
A atualização é essencial em todas as atividades empresariais, pois ela é capaz de influenciar seus resultados. Vivemos em um mundo que é bombardeado de informações importantes, mas nem sempre conseguimos absorver todas elas. Atualizar-se não quer dizer que seja necessário revisar todo o material elaborado a respeito do compliance da organização, embora em um determinado prazo isso seja interessante por causa da constante atualização do mercado.
É preciso compreender que uma simples comunicação pode deixar o compliance vivo dentro do negócio. Assim, você pode pensar em um envio de e-mail para todos os funcionários da instituição acerca da utilização de telefone e internet dentro da empresa.
A atualização do compliance deve ser positiva, e a sua evolução precisa proporcionar coisas que anteriormente não eram achadas. É fundamental que estratégias de melhoria surjam, por isso, é primordial incentivar os funcionários do negócio a zelar pela transparência, a ponto de eles a exigirem dentro da instituição, mostrando fragilidades que possam ser inseridas no compliance.
Como vimos, a política de compliance é imprescindível no sucesso de uma organização, já que os colaboradores realizam suas atividades conforme o estabelecido pelo negócio. Desse modo, os resultados melhoram de forma significativa. As empresas que não contam com essa estratégia estão sujeitas a muitos riscos, entre eles, o baixo desempenho.
Para que o sucesso seja alcançado, a organização pode contar com a parceria do Denouncefy. Nós desenvolvemos uma plataforma segura e intuitiva de canal de denúncia para que sua empresa receba e trate seus relatos de forma confidencial e sigilosa.
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