Compliance é um tema extremamente atual em tempos de Lava Jato e Lei da Empresa Limpa (Lei Federal 12.846). As prisões e as enormes multas chamam atenção para uma questão latente: como implementar um mecanismo de Compliance efetivo?
Passou a ser cada vez mais importante a manutenção da ética e de princípios de transparência e de lisura nas organizações. Hoje, é imperdoável, inclusive para a imagem da empresa, que ela seja pega em atos de fraude e de irregularidades.
Além de prejudicar os colaboradores e a sociedade, o resultado é composto da perda de mercado, de boicotes e de severos prejuízos que podem levar à falência do negócio. Por isso, é fundamental contar com ferramentas que auxiliem no controle desse tipo de situação e que possam contribuir positivamente para o seu empreendimento, colaborando para os programas de compliance.
Neste post, vamos mostrar o que é um canal de denúncia terceirizado e qual a sua importância para o mercado atual.
Mas você sabe o que é um canal de denúncia?
O canal de denúncia é um espaço seguro e confidencial que possibilita os colaboradores, fornecedores, clientes e a sociedade como um todo a registrarem relatos de possíveis desvios de conduta, fraude, assédio, discriminação, fraude, corrupção entre outros, relacionados a organização. É um serviço essencial para o enquadramento das empresas em Compliance, o que significa se adequar às normas, leis e políticas a serem seguidas.
Os canais de denúncia podem ser externos (terceirizados) ou internos, dependendo da escolha da organização. Enquanto os canais de denúncia internos são controlados pela própria empresa – implementados na intranet ou e-mail corporativo, sem anonimato, podendo resultar em intimidação pela posição hierárquica –, os canais de denúncia externos, controlados por empresas terceirizadas, sendo assim, mais eficientes, visto que garantem o anonimato e confidencialidade da denúncia.
O objetivo do canal terceirizado é deixar os colaboradores e a sociedade mais confortáveis na hora de realizar seu relato, contar com tecnologia de segurança da informação de ponta e ainda poder focar em seu core business, sem preocupar em desenvolver sites ou criar uma central de atendimento telefônico.
Como implementar um canal de denúncia terceirizado
Fazer o diagnóstico da organização:
Entender quais são as potencialidades da empresa, quais os canais de comunicação interna que ela já tem e como é o funcionamento deles e quais são os problemas a serem
solucionados. Também é necessário conhecer todos os riscos associados à atuação empresarial.
Planejar o funcionamento do canal:
Definir as regras para denunciar, processamento de informações e etapas de investigação. Além de criar a Comissão de Ética para investigar as denúncias recebidas.
Entender as leis relacionadas:
Para a criação do canal de denúncia, é essencial se enquadrar em todas as leis relativas ao setor de atuação e a região da empresa. Também é importante manter regras internas em um Código de Ética, que orientem as ações dos colaboradores, evitando que eles cometam atos passíveis de punições.
Adotar as ferramentas certas:
Nesse passo, deve ser escolhido os meios de contato que serão usados no canal de denúncias, como um número de telefone ou um e-mail específico.
Divulgar o canal de denúncias:
Por fim, o canal criado pela sua empresa, deve ser conhecido por todos os colaboradores, funcionários e clientes, deixando claro que tem um bom funcionamento, importância e confiança.
Quer saber mais sobre como criar um canal de denúncia? Clique no link a seguir: https://denouncefy.com/como-criar-um-canal-de-denuncia/
Vantagens do canal de denúncia terceirizado
A garantia do anonimato e a imparcialidade são vantagens de se terceirizar o canal de denúncia de sua empresa. De acordo com a ACFE, há um aumento de quase 40% do número de denúncia recebidas quando comparado ao canal administrado pela própria empresa.
A seguir, listamos algumas vantagens de se ter um canal de denúncia:
- Capacidade de garantir o anonimato entre denunciante e organização: o denunciante se sente mais confiante de que sua denúncia será tratada por alguém isento e que seu relato estará seguro, sem chance de represarias;
- Padrão de segurança de acordo com as melhores práticas de mercado;
- Operação conduzida por especialistas: colaboradores treinados de acordo com técnicas de entrevistas e de psicologia visando sempre fazer com que o denunciante se sinta seguro e dê o maior número de informações possíveis a em seu relato;
- Relatórios gerenciais: uso de indicadores gerenciais para acompanhamento da operação e direcionamento preventivo.
- Evita constrangimentos: Mesmo em casos menos graves, é sempre constrangedor ter que denunciar um colega. O canal de denúncia protege o denunciante e ajuda a empresa a contornar uma situação de forma transparente.
Além disso, abre-se a possibilidade para que o colaborador possa comunicar o fato a uma pessoa. Isso pode ser feito, muitas vezes, de forma anônima, resultando em uma organização mais produtiva e inserida no mercado.
O Denouncey é uma solução terceirizada de canal de denúncia que pode auxiliar neste processo.
Como reconhecer um canal eficiente?
Para que essa ferramenta seja eficaz, alguns pontos precisam ser levados em consideração. Em primeiro lugar, é preciso haver acesso integral e simplificado ao canal, seja por telefone, seja por outros recursos digitais, o que é, inclusive, uma boa estratégia para tornar o sistema mais confiável. Além disso, os meios de comunicação online estão disponíveis a qualquer hora e em qualquer lugar, não sendo necessário estar presente fisicamente na organização para fazer uma denúncia
É necessário também que o Comitê de Ética participe de forma ativa desse canal de denúncias, a fim de que, após uma análise cautelosa da equipe de compliance, a punição seja tomada de maneira coerente e justa. Portanto, outro fator que precisa ser respeitado para que o canal de denúncias seja uma ferramenta precisa é a garantia de anonimato, visto que a credibilidade desse processo depende da seriedade da sua execução.
Por que o Denouncefy?
De acordo com a ACFE – Association of Certified Fraud Examiners, os canais são responsáveis pela identificação de mais de 40% dos casos de fraudes e desvios ao código de conduta da companhia. O Denouncefy é o canal de denúncia terceirizado que mais cresce no Brasil. Seu escopo pode englobar desde a triagem inicial da denúncia até a gestão. Inclusive participando dos comitês de ética de seus clientes e acompanhando a denúncia de ponta a ponta. Confira as diversas vantagens da solução de canal de denúncia do Denouncefy abaixo:
Como vimos, são muitas as vantagens deste mecanismo de Compliance. E sua empresa, já possui um canal de denúncia?
Acesse nossos pacotes e veja qual a melhor solução para sua organização!
